Modo Pósit: planifica tus ideas

Si quieres aprender a planificar e inicialmente no tienes muy clara la forma de tu proyecto, entonces puedes empezar probando la planificación en Modo Pósit.

Como puedes ver, en el Modo Póstit no hay fechas ni calendario, así que es perfecto para aprender a planificar.

Simplemente, ve creando pósits para las actividades que hay que hacer sin necesidad de enlazar las actividades cronológicamente. Agrúpalas como tú necesites, para ir sacando lo que hay que hacer.

¿Cómo empezar a planificar usando el Modo Pósit?

Al empezar un proyecto nuevo, debes crear tu primera actividad para poder visualizar el planificador. Después, selecciona el modo de visualización del planificador "Póstit" como te indicamos en la imagen. Lo encontrarás en la parte inferior derecha de tu pantalla.

Selecciona Modo Pósit:

Una vez has activado el Modo Pósit, si lo deseas puedes empezar creando agrupaciones de actividades por fases, por orden de prioridad, por departamentos o lo que a ti te ayude a calcular todo el trabajo. No es importante y sólo es para ayudarte a pensar. Crea grupos (o no) cómo tú quieras...

Paso 01: Crea actividades

Crea un pósit para cada actividad que crees que es necesario llevar a cabo en tu proyecto. Recuerda que una actividad puede ir dividida en subtareas. No te preocupes mucho por eso, porque se irá descubriendo a medida que avances.

Para crear una actividad presiona sobre el pósit vacío con el símbolo "+". En la parte inferior de la pantalla. No te preocupes por rellenar el contenido de las actividades. Eso lo haremos después.

Durante esta fase puedes reagrupar las actividades como quieras y hacer los cambios que el proyecto te vaya pidiendo. Háblalo con el resto de compañeros para asegurarte de que no falta nada, e incluso invítalos al proyecto para que vean lo que estás haciendo.

NOTA: Cuando crees un Póstit, pregúntate qué necesitas para poder llevarlo a cabo y qué vas a hacer con el resultado de la actividad para generar las actividades adyacentes.

Paso 02: Crea subtareas

Ya tienes las actividades que necesitas llevar a cabo, ahora que tenemos el trabajo dividido en actividades, debemos definir un poco más lo que hay que hacer en cada una.

Para eso, podemos entrar en cada una de las actividades y describir las subtareas que tenemos que llevar a cabo para lograr el objetivo de cada una. Se trata de un trabajo aproximado, no es necesario entrar en detalle todavía.

Paso 03: Definir las duraciones

Repasa de nuevo cada actividad y teniendo en cuenta la carga de trabajo de cada una, define una duración aproximada en días. No se trata de los días que te cuesta hacerla, sino los días que te das para llevarla a cabo. Date cierta holgura.

Paso 04: Define dependencias

Llegados a este punto, es necesario empezar a definir el flujo de trabajo. Para ello, debes entrar en cada actividad. En el botón de las dependencias, define cuáles son las actividades (o los objetivos) que necesitas que estén terminadas para poder empezar la actividad en la que te encuentras.

Piensa que, a excepción de la primera, generalmente la mayoría de las actividades deberían tener dependencias. Puedes ver más detalle sobre cómo generar dependencias en este otro artículo.

Paso 05: Introduce las fechas

Ya tienes información para trabajar en otros modos y te recomendamos que así lo hagas dado que aportan mucha más información.

Cambiando al modo Gantt, Dynamic o CPM, Sinnaps debería dibujarte un flujo de trabajo optimizado para las dependencias que has creado.

Ya tienes tu primer borrador de proyecto. Es posible que algunas de las actividades no puedan llevarse a cabo cuando Sinnaps te propone (en base las dependencias y duraciones).

Algunas actividades, además de depender de otras actividades también lo harán de fechas de entrega, vacaciones, días feriados, disponibilidad etc. Por eso, ahora debes desplazar manualmente esas actividades a fechas que te lo permita.

Nota: Cada vez que desplazas una actividad manualmente estás definiendo a una dependencia de fecha. No desplaces aquellas actividades que no la tienen.

Nota: Es posible que algunas actividades no te permitan ser desplazadas a ciertas fechas. Eso es debido a la holgura de la actividad. Repasa el post sobre las holguras de actividad para ver cómo resolver la relación circular.

Paso 06: Enriquece las actividades e invita al resto del equipo

Llegados a este punto sólo queda aportar valor para tu equipo. Introduce las descripciones, documentos, imágenes, subtareas o archivos adjuntos que necesites en cada actividad, para que tu equipo sepa lo que hay que hacer en cada actividad.

Mientras, puedes invitar al resto de los integrantes del proyecto para que hagan lo mismo y te ayuden a validar y completar la planificación.

Filtros

En proyectos grandes es complejo manejar cientos de Pósits y quizás no lo más acertado. Por eso, recomendamos trabajar en otros modos (Dynamic, CPM, Gantt).

Si todavía no estás listo y debes seguir trabajando en modo Pósit, te recomendamos usar los filtros para limitar la información y centrarte en lo que es relevante. Por eso, tienes los filtros en la parte superior izquierda de la pantalla. Utilízalos para diferenciar entre las actividades que quieres ver en cada momento.

NOTA: El modo Pósit está pensado para ayudarte con la planificación del proyecto, las agrupaciones de actividades que hagas, no se verán reflejadas en el Panel Ágil ni influirán en el estado de las actividades.